Kirjoitus

Case: Uutiskirjeet tapahtumamarkkinoinnin tukena

Ota yhteyttä
Katso kuva Case: Uutiskirjeet tapahtumamarkkinoinnin tukena Teaser-sivu on loistava tapa ennakkomarkkinoida tapahtumia: näin voit kerätä kiinnostuneiden yhteystietoja jo ennen kuin tapahtuman lopullinen päivämäärä tai muut yksityiskohdat ovat selvillä.
Katso kuva Ensimmäisellä sähköisellä kutsulla ja yhdellä muistutuksella saatiin lähes koko tapahtuman ilmoittautumiskiintiö täyteen.

Sähköiset uutiskirjeet ovat tehokas keino tapahtumien markkinointiin. Niiden avulla voidaan kutsua vieraita, lähettää muistutuksia sekä toteuttaa näyttävät kiitoskirjeet tapahtuman jälkeen. Tällä kertaa nostimme case-kuvaukseen esimerkin omasta toiminnastamme. Toteutimme Digitaalisen markkinoinnin aamiaistilaisuuden hallinnoinnin Eventilla-työkalulla ja tapahtuman sähköiset kirjeet Postiviidakolla.

Tapahtuman ennakkomarkkinointi

Koodiviidakko järjesti aiemmin tänä syksynä Oulussa Digimarkkinoinnin aamiaistilaisuuden. Aamiaistilaisuutta markkinoidaksemme toteutimme Sivuviidakolla tehdylle nettisivustollemme tapahtumaan liittyvän teaser-sivun. Tällä sivulla kerättiin tapahtumasta kiinnostuneiden yhteystietoja jo ennen kuin ilmoittautumista oli avattu, luvaten näin kutsun tapahtumaan ensimmäisten joukossa sekä ennakkotietoa ohjelmasta ja puhujista. Teaser-sivu tai muu sivustolle tuleva nosto on loistava tapa ennakkomarkkinoida tapahtumia: näin voit kerätä kiinnostuneiden yhteystietoja jo ennen kuin tapahtuman lopullinen päivämäärä tai muut yksityiskohdat ovat selvillä.

Tapahtuman hallinnointi ja ilmoittautumiset hoidettiin Eventilla-tapahtumanhallintajärjestelmällä. Eventillaa käytettäessä tapahtumalle luodaan automaattisesti oma tapahtumasivu, jossa ilmoittaudutaan ja jätetään omat tiedot tapahtumanjärjestäjälle. Turha manuaalinen työ tai ilmoittautumisten käsittely sähköpostitse jää pois, ja samalla ilmoittautujan tiedot jäävät talteen muistutus- ja jälkimarkkinointitoimenpiteitä varten.

Tapahtuman kutsut ja muistutukset

Tilaisuuteen ilmoittautuminen ja sähköisten kutsujen lähetys käynnistettiin heti päivän, ajankohdan ja puhujien varmistuttua. Kutsukirjeet personoitiin tapahtuman yhteyshenkilön osalta – näin kutsuun saatiin henkilökohtaista fiilistä ja yhteyshenkilö sai listan omien kutsuttujensa ilmoittautumisista. Tapahtuma herätti kiinnostusta heti ensimmäisen kutsun jälkeen, ja ilmoittautujia kerääntyi pikkuhiljaa listalle. Kohderyhmämme, markkinoinnin ja viestinnän päättäjät, ovat kuitenkin usein kiireisiä ihmisiä ja tämänkaltaisten tapahtumien markkinointi voi vaatia toistoa ja muistuttelua halutun ilmoittautujamäärän saavuttamiseksi. Eventilla tarjosi tähän loistavan työkalun, sillä sen avulla saatiin sortattua suoraan jo ilmoittautuneet kutsun saaneista. Näin muistutuksella voidaan lähestyä tehokkaasti sellaisia, jotka eivät tarttuneet tapahtumaan heti ensi näkemältä.

Ensimmäisellä sähköisellä kutsulla ja yhdellä muistutuksella saatiin lähes koko tapahtuman ilmoittautumiskiintiö täyteen. Pienelle henkilömäärälle tehdyllä "Muutama paikka jäljellä!"-muistutuksella ja kohdennetulla puhelinkampanjalla täytettiin vielä viimeisetkin tapahtuman paikat, joiden myötä tilaisuus oli täyteen buukattu.

Eventilla-tapahtumahallintajärjestelmän avulla saatiin lista myös kaikista tapahtumaan ilmoittautuneista, joille voitiin tehdä vielä muistutuskirje tapahtumasta sekä viime hetken tekstarimuistutus edellisenä päivänä. Myös viime hetken markkinointi on tärkeää, sillä sen avulla saadaan usein eliminoitua unohduksia tai muita viime hetken poisjääntejä. Tapahtuman muistutukseen voidaan hyvin käyttää uutiskirjeiden ohella myös muita viestinnän keinoja, kuten vaikkapa edellämainittuja tekstiviestejä. Eri viestinnän keinojen yhdistelyä kartetaan usein turhaan yritysten markkinoinnissa. Verrattain erilaiset kanavat eivät välttämättä ole toisensa poissulkevia vaan voivat toimia myös toisiaan tukien. 

Tapahtuman jälkimarkkinointi

Siinä missä ilmoittautumisten kerääminen, tärkeää on myös tapahtuman jälkimarkkinointi. Omasta tapahtumastamme koostimme näyttävän kiitoskirjeen, johon oli nostettu tunnelmia ja valokuvia tapahtumasta sekä mielenkiintoisten esitysten materiaalit. Postiviidakolla toteutetuissa uutiskirjeissä materiaalit voidaan nostaa kirjeen linkkeihin tai painikkeisiin ladattavaksi, näin pdf tai muu tiedosto on helposti vastaanottajan ladattavana kasvattamatta uutiskirjeen kokoa.

Lue tunnelmia Digimarkkinoinnin aamusta

Tutustu Postiviidakko-työkaluun

Oliko artikkeli mielestäsi mielenkiintoinen?

Tilaa kuukausittainen uutiskirjeemme, joka sisältää aina uusimmat mielenkiintoiset artikkelit.

Tilaa uutiskirje tästä

Artikkelin kommentointi

Lisää uutisia

Digitaalisen markkinoinnin trendit 2018 [+infograafi]

Näin vuoden alkumetreillä on hyvä pysähtyä hetkeksi ja katsoa, miltä ympäröivä digimaailma näyttää juuri nyt. Käymme artikkelissamme läpi vuoden 2018 merkittävimmät digitaalisen markkinoinnin trendit ja muutosvoimat. Bonuksena löydät artikkelin lopusta infograafin, joka kokoaa yhteen kaikki 21 digitaalisen markkinoinnin trendiä.

Lue lisää

100 vinkkiä digimarkkinointiin ja -viestintään

Suomen 100-vuotistaipaleen kunniaksi halusimme kiittää kotimaatamme. Keräsimme kokoon 100 vinkkiä digitaaliseen markkinointiin ja viestintään.

Lue lisää

Markkinoinnin automaation hyödyt numeroina

Markkinoinnin automaatiota hyödynnetään yhä useammissa yrityksissä ja moni vielä harkitsee. Automaatiota pidetään yleisesti liiketoimintaa tehostavana ja resursseja säästävänä markkinoinnin keinona, mutta mitä sanovat tutkimukset? Kannattaako markkinoinnin automaatio?

Lue lisää

Sisällöntuotanto haltuun: näin hyödynnät ja kierrätät olemassa olevaa sisältöä

Sisällöntuotanto ei ole pelkkää uusien sisältöjen luomista, vaan myös olemassa olevien sisältöjen monipuolista hyödyntämistä. Olemme koonneet sinulle kasan käytännön vinkkejä, joiden avulla voit ottaa vanhat hyvät sisällöt uudestaan hyötykäyttöön.

Lue lisää

GDPR: Miten valmistaudumme uuteen tietosuoja-asetukseen, ja mitä sinä voit tehdä?

Vuoden 2018 toukokuussa täytäntöön tuleva EU-tason tietosuoja-asetus puhututtaa jo nyt. Päätimme kirjoittaa juttusarjan, jossa annamme askel kerrallaan tietoa GDPR:stä ja siitä, kuinka sinä voit valmistautua muutokseen.

Lue lisää